Langkah-Langkah Membuat Laporan Akhir Tahun

Langkah-Langkah Membuat Laporan Akhir Tahun
Misalnya laporan penimbangan balita
1. buka mifcrosoft excel
Lalu buat sebanyak 20 sheet, yaitu dengan menekan Shift+f11 atau klik kanan pada sheet dan pilih insert.



 Setiap sheet diberi nama, Sheet pertama dimulai dengan nama “data” sheet selanjutnya diberi nama pada tiap sheet dengan cara klik kanan pada sheet lalu pilih rename. Isi setiap sheet dengan nama bulan, dimulai dari Januari, februari, maret, triwulan 1, april, mei, juni, triwulan 2, semester 1, juli, agustus, September, triwulan 3, oktober, November, desember, triwulan 4, semester 2, tahunan.

Untuk mempercantik tampilan, warnai masing-masing nama sheet sesuai keinginan anda. Cara nya klik kanan pada sheet, lalu pilih tab color kemudian pilih warna yang diinginkan.


2. Pada lembar kerja pertama atau sheet “data” buatlah tabel sesuai dengan yang dibutuhkan. Tabel ini berisi mengenai nama bulan, target, pengirim laporan, dan mengetahui pimpinan.
Ubah name box di kolom nama bulan sesuai dengan bulannya. Contoh bulan januari-> Nama box dapat diganti dengan jan.

Pada kolom pelapor, ubah name box menjadi napel+nama bulan pada name box. Pada kolom pemimpin ubah name box menjadi napim+nama bulan pada name box.

Ubah name box untuk judul, dengan mengetik “judul” pada name box untuk mewakili “Laporan Bulanan Penimbangan Balita”, ketik “pkm” untuk mewakili nama puskesmas, “kab” untuk nama kabupaten, ”thn” untuk tahun.

3. Selanjutnya buat judul pada lembar kerja kedua dengan menggunakan formula, =JUDUL&”PUSKESMAS”&PKM&” “&KAB”BULAN”&JAN&”TAHUN”&TAHUN

Kemudian tekan enter, sehingga tampilan nya menjadi


4. buat tabel sesuai dengan jumlah data yang ingin dimasukkan.

Setelah tabel selesai dibuat, masukkan data yang diperoleh dan pada tiap-tiap cell dapat ditambahkan comment dengan mengarahkan kursor pada cell.
Caranya yaitu dengan Klik kanan pada cell yang akan diberi komentar, insert comment dan buatlah comment sesuai dengan yang anda inginkan/butuhkan.

Jika kursor diletakkan pada cell yang telah diberi komen, maka akan terlihat komen yang telah dibuat sebelumya.

5.  Selanjutnya editlah tabel yang akan dibuat sesuai dengan yang dibutuhkan. Bisa diberi warna untuk mempercantik tampilan. Cara nya klik kanan pada cell, kemudian pilih format cell à fill à pilih warna yang diinginkan.

6. Buat catatan di bawah tabel dengan menggunakan formula
=”catatan: pada bulan “&JAN&” ini, jumlah posyandu yang perlu dibina D/S nya adalah “&countif (K7:K17,”BINA” posyandu dan N/D nya sebanyak “&countif(L7:L17,”BINA”)&”posyandu”.
Lalu tekan enter.

7. untuk menghitung dapat memakai beberapa formula, yaitu =SUM (menjumlahkan), =AVERAGE (rata-rata) dan =COUNTIF (menghitung jumlah data)

·         =SUM

Cara nya : ketik =SUM pada cell yang diinginkan, kemudian ketik tanda kurung buka “(“ dan blok beberapa cell yang akan dijumlahkan lalu ketik kurung tutup “)” dan tekan enter.

·         =AVERAGE

Caranya : ketik =AVERAGE pada cell yang diinginkan, kemudian ketik tanda kurung buka “(“ dan blok beberapa cell yang akan dijumlahkan lalu ketik kurung tutup “)” dan tekan enter.

·         =COUNTIF

Caranya : ketik =COUNTIF pada cell yang diinginkan, kemudian ketik tanda kurung buka “(“ dan blok beberapa cell yang akan dijumlahkan lalu tambahkan kriteria lalu ketik kurung tutup “)” dan tekan enter.

8. formula lainnya dapat digunakan untuk
=TEMPAT”5 “&FEB&” “&TAHUN

= "TGP PUSKESMAS "&pkm

="PIMPINAN PUSKESMAS "&pkm

=napeljan

=napimjan

Langkah selanjutnya adalah membuat grafik dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a)    Bloklah data yang akan menggunakan grafik

b)   Pilih insert

c)    sorot chart.

d)   Pilih chart sesuai dengan yang anda inginkan.

Edit grafik sesuai dengan keinginan dengan cara klik kanan pada grafik à format data series à pilih kategori yang ingin di edit

9. setelah selesai, lakukan hal yang sama pada sheet berikut nya.

·         Untuk sheet triwulan, setiap cell pada S D K N merupakan rata-rata dari 3 bulan sebelumnya

·         Untuk sheet semester, cell S D K N merupkan rata-rata nilai triwulan 1 & 2

·         Untuk sheet Tahunan, nilai S D K N nya merupakan rata-rata dari semester 1 & 2